La procedura di formazione e approvazione del bilancio di esercizio si articola in diverse fasi durante le quali la predisposizione dei documenti e relativi allegati di bilancio vengono sottoposti al vaglio di veri organi sociali prima di essere sottoposti all’attenzione dei soci.
Per le S.r.l. la convocazione dei soci deve avvenire tramite raccomandata, spedita almeno 8 giorni prima della data fissata per l’adunanza assembleare nel domicilio risultante dal Registro delle Imprese, salvo diversa previsione dell’atto costitutivo.
Mentre per le S.p.a. quotate sul mercato, la convocazione deve avvenire mediante pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, o in almeno un quotidiano indicato nello statuto, almeno 15 giorni prima di quello fissato per l’assemblea.
Gli amministratori devono depositare il bilancio (ed eventuale relazione sulla gestione) presso la sede sociale ed entro il termine ordinario di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale deve essere convocata l’assemblea (di regola per esercizi coincidenti con l’anno solare entro il 30 aprile 2015).
Vi è la possibilità di approvare il bilancio entro un termine maggiore, ma non superiore a 180 giorni: tale evenienza più essere adottata dalle società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero in presenza di particolari esigenze correlate alla struttura e all’oggetto della società.